Vacature: allround office medewerker bij Rent & Event Volendam

Collega gezocht!!!

Bij Rent & Event hebben wij een functie beschikbaar waarbij we op zoek zijn naar een gestructureerde en initiatiefrijke collega die ons kan ondersteunen in het neerzetten van een stevige basis op het gebied van reserveringen, administratie en klantenservice.

De titel van de functie is Allround Office Medewerker en zal in zijn/haar rol Rent & Event helpen om de lange termijn doelstellingen te behalen. Rent & Event bestaat nog niet zo lang, maar heeft als doel om op korte termijn uit te groeien naar de grootste fiets- en scooter verhuurder in Noord Holland. Rent & Event wil groeien in naamsbekendheid, in productaanbod, het aantal boekingen en marktaandeel verwerven in Noord-Holland en uiteindelijk in de rest van Nederland.

Rent & Event richt zich op een grote diversiteit aan klanten, waarbij gedacht kan worden aan dagjesmensen, internationale toeristen van over de hele wereld, bedrijfsuitjes, vrijgezellenfeestjes, familieweekenden, vriendenuitjes, teamuitjes, internationale reisgezelschappen, etc.

Om deze verschillende doelgroepen te kunnen bereiken, zijn er allerlei processen ontwikkeld waarmee de desbetreffende klant informatie over ons kan inwinnen en waarmee de klant uiteindelijk kan boeken voor één van onze producten. Zo hebben wij allerlei verschillende verkoopkanalen die uiteindelijk allemaal getrechterd worden in 1 dagelijkse planning/agenda die als basis gebruikt wordt door de operationele afdeling om per dag zo veel mogelijk scooters, fietsen en andere producten te kunnen verkopen.

De boekingen komen dus via allerlei verkoopkanalen binnen; een aantal voorbeelden hiervan zijn boekingen via onze eigen website, boekingen via evenementenbureaus, via tour operators, Nederlandse actie websites, reisbureaus, hotels, onze mailbox, website chat, telefoon, etc. Het wordt de taak van de Office Medewerker om al deze verschillende stromen in goede banen te leiden met als uiteindelijk doel om de klant zo goed mogelijk te bedienen en te zorgen dat alle boekingen op correcte wijze in de administratie verwerkt worden.

Hieronder een omschrijving van wat de werkzaamheden zullen zijn:

• Het beantwoorden van de mails in de info-mailbox, de telefoon en website chat. Via deze kanalen komen vragen of verzoeken van klanten binnen over onze producten, over hoe ze kunnen reserveren, over wijzigingen in gemaakte boekingen, er komen klachten en recensies op binnen, etc. Daarnaast komen zo ook de vragen en reserveringen binnen van onze B2B partners, zoals de hotels, evenementenbureaus en tour operators die accuraat en zo snel mogelijk beantwoord moeten worden.
• Voor zowel de losse groepen als voor onze B2B partners, zoals hotels en tour operators zullen er aanvragen binnenkomen voor dagprogramma’s waarbij er door de Office Medewerker voorstellen op maat gemaakt zullen worden. Hierbij is het van belang dat er echt wordt meegedacht met de wensen van de klant om een zo leuk en commercieel aantrekkelijk mogelijk programma samen te stellen waarbij we zo veel mogelijk organisatie uit handen van de klant willen nemen.
• Naast het beantwoorden van vragen en verzoeken zullen ook de boekingen verwerkt moeten worden in de agenda die gebruikt wordt door de operationele afdeling. We maken gebruik van een kassasysteem waarbij het gros van onze boekingen geautomatiseerd binnen zullen komen, maar er blijven boekingen die handmatig verwerkt moeten worden. Daarnaast bieden wij tal van externe producten aan, zoals boottochten, proeverijen en lunches, waarbij de externe partij geïnformeerd moet worden over de boekingen. Voor alle boekingen is de Office Medewerker verantwoordelijk voor de agenda en capaciteitsplanning van onze voertuigen en andere producten.
• De Office Medewerker is ook verantwoordelijk voor de inrichting van het boekingssysteem. Daarbij kan gedacht worden aan het aanmaken en invoeren van nieuwe producten en prijzen, het voeren van een juiste capaciteitsplanning, het aanmaken van resellers (samenwerkingspartners), kortingsacties, etc.
• Bij de afhandeling van boekingen hoort ook het op correcte wijze verwerken van de boekingen in de administratie, zodat de dagelijkse omzetten ten allen tijden up to date zijn en te vergelijken zijn met de omzetten van vorig jaar om de koers te kunnen bepalen.
• Ook het bijhouden van adresbestanden van onze contactpersonen is onderdeel van de functie. Daarnaast houden we al onze samenwerkingen bij in samenwerkingsovereenkomsten die ook administratief verwerkt moeten worden in het reserveringssysteem.
• Onder de administratieve werkzaamheden valt ook het verwerken van de inkomende facturen die ingeboekt en voldaan moeten worden en het maken en uitsturen van credit facturen aan klanten of B2B partners.
• Naast de office werkzaamheden wordt er van deze collega ook verwacht dat hij/zij operationeel kan inspringen bij grote drukte op de verhuur locaties. Daarnaast zal de office medewerker ook zelf aanwezig zijn als contactpersoon en begeleider bij grotere evenementen en workshops.

Voor deze persoon zijn wij op zoek naar iemand met de volgende kwaliteiten: Gestructureerd, accuraat en veelzijdig

• Proactief, initiatiefrijk en stoutmoedig bij het inrichten en in stand houden van de processen
• Representatief, betrouwbaar en zelfstandig
• Flexibel genoeg om te kunnen functioneren binnen een opstartende en snelgroeiende organisatie waar iedere dag wel iets verandert
• Communicatief en niet op zijn/haar mondje gevallen om eigen plannen/ideeën met overtuigingskracht te initiëren en uit te voeren in samenwerking met het team
• Iemand die open staat voor opbouwende feedback, maar ook zeker niet te verlegen is om zelf met punten van feedback te komen richting de rest van het team
• Naast bovenstaande eigenschappen vragen wij een flexibele houding t.o.v. de te werken uren, het werken in de weekenden en tijdens feestdagen. Wij zijn een seizoensgebonden organisatie waar de pieken en werkdruk het hoogst zijn tijdens de vrije dagen. Hierin vragen wij flexibele inzetbaarheid van onze collega’s.
• Ervaring in een soortgelijke functie is een vereiste.

Wat kunnen wij bieden aan de Allround Office Medewerker?

• Veel vrijheid om naar eigen inzicht de doelstellingen van R&E te verwezenlijken
• Een jonge, energieke en gezellige werkomgeving waarbij het welzijn van onze collega’s voorop staat
• Een maandsalaris van €3.200,- per maand op fulltime basis (40 uur)
• De omschreven functie is geschikt voor 24-32 uur per week afhankelijk van de pieken en dalen gedurende het seizoen

Interesse? Stuur dan jouw CV en motivatie op per mail via info@rent-event.nl. Bij eventuele vragen kun je ons mailen of bellen +31299396980.